รายการตรวจสอบด่วนของระยะเวลาที่จะเก็บเอกสาร + สิ่งที่ฉีกขาด
กระดาษเป็นความเจ็บปวดและ การจัดการระบบจัดเก็บข้อมูลในบ้าน ก็สามารถลากไปได้ แต่เอกสารบางอย่างที่คุณต้องวางไว้จริงๆเพราะคุณไม่เคยรู้เมื่อต้องการ นี่คือไพรเมอร์เกี่ยวกับระยะเวลาที่จะเก็บเอกสารและเมื่อคุณทำกับพวกเขาแล้วคนที่คุณต้องการฉีกขาด ควรใช้เป็นคู่มืออ้างอิงฉบับย่อสำหรับการสร้างและรักษาระบบการจัดเก็บข้อมูลที่บ้านที่สามารถทำงานได้
ขั้นแรกให้คิดเกี่ยวกับการลดจำนวนกระดาษที่คุณได้รับและคุณจะต้องแยกหรือหักเอกสาร
ซึ่งหมายถึงการกำจัดอีเมลขยะการลงชื่อสมัครใช้ e-bills และการไม่รับใบปลิวคูปองที่คุณไม่เคยใช้หรือ ephemera อื่นที่คุณรู้สึกว่าคุณต้องการที่จะปฏิบัติตามเมื่อคุณรู้ว่าคุณไม่ทำจริงๆ
หากคุณกำลังพยายามดิ้นรนกับกระดาษที่ถ่วงไปจนถึงจุดที่คุณรู้สึกว่าคุณอาจ สะสมไว้ ให้ติดต่อกับมืออาชีพที่สามารถแนะนำคุณผ่านขั้นตอนการล่มสลาย
ขั้นตอนที่สองคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมี ระบบการจัดการอีเมล ที่ดีอยู่แล้ว การจัดการจดหมายที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะทำให้คุณมีจดหมายที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นคุณไม่จำเป็นต้องทำแบบสอบถามจัดเก็บ / รีไซเคิลหรือทำเป็นเอกสารขนาดใหญ่
ตั้งค่าระบบการเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
การกำจัดการจัดเก็บกระดาษของคุณโดยการตั้งค่าระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้คุณประหยัดเนื้อที่และช่วยขจัดความสกปรกของกระดาษ นี่เป็นชัยชนะ ปัจจุบันระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทำให้รู้สึกเป็นอย่างมาก ในการเริ่มต้นคุณต้องมีเครื่องสแกนเนอร์และที่เก็บไฟล์ระบบโฟลเดอร์ของคุณบนคอมพิวเตอร์หรือในระบบคลาวด์และฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
ตั้งค่าโฟลเดอร์ทั่วไปสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ (ตัวอย่าง: ครัวเรือน, ภาษี, รถยนต์, สูติบัตร ฯลฯ ) คุณไม่จำเป็นต้องมีเอกสารจัดเก็บที่แม่นยำมากนักเนื่องจากระบบค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถค้นหาได้
จากนั้นสแกนแต่ละเอกสารและจัดเก็บในโฟลเดอร์ตามเนื้อหา
การรักษาสำเนาเอกสารสำคัญ
สำหรับเอกสารที่สำคัญสุดของคุณผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทำสำเนา
นั่นอาจหมายถึงการเก็บรักษาสำเนาหนึ่งชุดไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์และอีกเครื่องหนึ่งในฮาร์ดไดรฟ์ นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงการเก็บสำเนาไว้ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณและสำเนาเอกสารฉบับหนึ่งในที่กันไฟ
จัดเก็บเอกสารเหล่านี้ตลอดไป
เอกสารเหล่านี้ควรเก็บไว้ตลอดไป:
ประวัติการศึกษา - ประกาศนียบัตรการถอดเสียงและผลงานที่อาจใช้ในอนาคตเมื่อสมัครงาน
Adoption Papers
ใบรับรองบัพติศมา
สูติบัตร
ใบรับรองความตาย - อาจจำเป็นสำหรับการเสียภาษี
ใบอนุญาตขับขี่
บันทึกการจ้างงาน - ข้อใดข้อตกลงแฟ้มข้อมูลทางวินัยและบทวิจารณ์การปฏิบัติงาน
ใบรับรองการสมรส
เวชระเบียน
บันทึกทางทหาร
หนังสือเดินทาง
บันทึกการเกษียณอายุและบำนาญ
บัตรประกันสังคม
พินัยกรรม
ประหยัดเวลาสั้นลง
เอกสารเหล่านี้ที่คุณอาจแตะบ่อยๆเช่นรายเดือนหรือรายสัปดาห์:
งบธนาคาร - 1 เดือน
ตั๋วเงิน - 1 ปีสำหรับภาษีหรือการรับประกันใด ๆ ที่เกี่ยวข้องบิลอื่น ๆ ทั้งหมดควรจะฉีกทันทีที่พวกเขาได้รับการชำระเงิน
ใบแจ้ง หนี้ บัตรเครดิต - ฉีกทันทีเมื่อได้รับชำระเงิน
การปรับปรุงบ้าน - ให้จนกว่าบ้านจะขาย
บันทึกการลงทุน - 7 ปีหลังจากที่คุณปิดบัญชีหรือขายการรักษาความปลอดภัยแล้ว
การเช่าซื้อ - เก็บจนกว่าคุณจะย้ายออกและได้รับเงินคืนจากเจ้าของบ้านแล้ว
Paychecks / Pay Stubs - 1 ปีจนกว่าคุณจะได้รับ W-2
รายรับจากการขาย - เก็บรักษาไว้ตลอดอายุการรับประกัน เห็นได้ชัดว่าข้อนี้ใช้กับการซื้อที่สำคัญเช่นเครื่องใช้ไฟฟ้าและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ฉันมักเก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับสิ่งต่างๆเช่นร้านขายของชำและเสื้อผ้าตราบเท่าที่ฉันรู้ว่าฉันไม่จำเป็นต้องได้รับใบเสร็จรับเงินสำหรับการคืนสินค้า
เอกสารภาษี - 7 ปีรวมทั้งการจัดเก็บและเอกสารประกอบทั้งหมดเช่น W-2s และใบเสร็จรับเงิน
บันทึกยานพาหนะ - เก็บไว้จนกว่าจะมีการขายเรือรถยนต์หรือรถจักรยานยนต์
วิธีการกำจัดเอกสาร
การทำลายเอกสารเป็นวิธีหลักในการป้องกันตัวเองจากการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว (อ่านการสัมภาษณ์ของฉันกับผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย Jay Foley เกี่ยวกับวิธีป้องกันตัวเองจากการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว) สงสัยว่าจะฉีกขาดบ้าง? กฎทั่วไปคืออะไรที่มีข้อมูลต่อไปนี้ควรมีการฉีกขาด ได้แก่ หมายเลขบัญชีวันเกิดนามสกุลเดิมรหัสผ่านและหมุดลายเซ็นและหมายเลขประกันสังคม
อีกครั้งที่ไม่มี brainers
นี่คือพื้นฐาน:
หากเอกสารยังคง "ใช้งานได้" เช่นคุณต้องยึดไว้เพื่ออ้างอิงและสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลที่บ้านง่ายๆ ซึ่งหมายความว่าการจัดเก็บเอกสารตามหัวข้อแล้วหั่นย่อย ๆ เมื่อไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป
เอกสารที่จะฉีกขาด
หากคุณทำเอกสารเหล่านี้เสร็จแล้วและไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ต้องฉีกขาด (สิ่งอื่น ๆ เช่นเอกสาร - คุณสามารถรีไซเคิลได้)
ใบเสร็จรับเงินของ ATM
งบธนาคาร
สำเนาสูติบัตร
เช็คที่ยกเลิกและเป็นโมฆะ
ค่าบัตรเครดิต
รายงานเครดิต
ใบอนุญาตขับขี่ (หมดอายุ)
เอกสารการจ้างงานที่มีการระบุ
หนังสือเดินทางและวีซ่าที่หมดอายุแล้ว
บัญชีเงินลงทุน #s
เอกสารทางกฎหมาย
การลงทุนหุ้นและอสังหาริมทรัพย์
รายการที่มีลายเซ็น (สัมปทานสัญญาตัวอักษร)
แท็กกระเป๋าสัมภาระ
บันทึกทางการแพทย์และทันตกรรม
เอกสารที่มีหมายเลขประกันสังคม
รหัสผ่านหรือหมายเลข PIN
Pay stubs
ใบสมัครบัตรเครดิตที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้า
ใบเสร็จรับเงินที่มีการตรวจสอบหมายเลขบัญชีหมายเลขบัตรเครดิตหรือข้อมูลระบุตัวอื่น ๆ
แบบฟอร์มภาษี
การถอดเสียงที่มีข้อมูลระบุตัวตน
กำหนดการเดินทาง
ตั๋วสายการบินที่ใช้แล้ว
ค่าสาธารณูปโภค (โทรศัพท์แก๊สไฟฟ้าน้ำเคเบิลทีวีอินเตอร์เน็ต)
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเตรียมระบบจัดเก็บข้อมูลแบบยืดหยุ่นไว้เพื่อให้เอกสารเหล่านี้สามารถตรวจสอบและฉีกเอกสารเหล่านี้ได้เมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป
สิ่งที่คุณวางแผนที่จะเก็บความต้องการที่จะดำเนินการจัดและยื่น ฉันชอบระบบจัดเก็บข้อมูลที่บ้านของฉัน