วิธีจัดการจดหมายของคุณใน 5 ขั้นตอน

การเรียนรู้วิธีการจัดการอีเมลของคุณเป็นงานที่จัดงานที่น่ากลัวอย่างน่าแปลกใจเพราะคุณไม่สามารถจัดระเบียบอีเมลได้เพียงเท่านี้คุณต้องอ่านและแตะเอกสารทุกอย่างเพื่อให้ไฟล์หรือทิ้ง เส้นทางที่ดีที่สุดในการจัดการที่มั่นคงคือการลดปริมาณกระดาษที่เข้ามาในบ้านของคุณ อ่านวิธีการจัดการจดหมายในสี่ขั้นตอน

• 01 จาก 05

  ทิ้งขยะ

  ลดจำนวนจดหมายที่คุณได้รับโดยการหยุดรับจดหมายขยะที่ไหลเข้า

  ฉันขอสาบานว่าฉันจะสูญหายหรือไม่รายการ J Crew จะค้นหาฉันก่อน การลดจำนวนอีเมลขยะที่คุณได้รับจะช่วยลดระยะเวลาที่คุณใช้ในการจัดการจดหมายของคุณ จดหมายน้อยลง = ใช้เวลาน้อยลง

  โบนัส: เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อม

• 02 จาก 05

  กำหนดเวลา

  คนส่วนใหญ่จะเรียงลำดับอีเมลล์ขณะที่เดินอยู่ที่ประตูหลังเลิกงานและมักจะหยุดกลางคันเพื่อฉีกเสื้อหรือหันไปสนใจกับอาหารมื้อเย็น ต่อต้านการกระตุ้นให้จัดการอีเมลจนกว่าคุณจะมีเวลาและใส่ใจในการทำงานนี้

  เหตุผล:

  1. หากคุณจัดเรียงในแบบของคุณในประตูมีโอกาสที่คุณไม่ได้เตรียมที่จะ จัดการ จดหมายของคุณในเวลานั้น คุณต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม (ด้านล่าง) และความสนใจในการตัดสินใจว่าจะใช้หรือทิ้งชิ้นส่วนใด
  2. อย่าแตะต้องกระดาษมากกว่าหนึ่งครั้งถ้าคุณไม่มีกระดาษมากเกินไป นี่คือสิ่งที่ทำให้การจัดการกระดาษเหนื่อยเพราะคุณต้องอ่านทุกครั้ง! รอจนกว่าคุณจะพร้อมและจัดการทิ้ง

  กำหนดเวลาในแต่ละวันหรือสัปดาห์ละครั้งเพื่อจัดระเบียบอีเมลของคุณ

• 03 จาก 05

  เครื่องมือ

  มีเครื่องมือที่เหมาะสมในการทิ้งรีไซเคิลหรือตอบจดหมายของคุณ

  ไม่มีแฟนซี แต่มีต่อไปนี้ที่มือ:

  1. เครื่องทำลายเอกสาร - ทุกอย่างที่มีข้อมูลระบุนอกเหนือจากชื่อและที่อยู่ของคุณควรฉีกทิ้งทันที
  2. ถังรีไซเคิล - จดหมายส่วนใหญ่สามารถรีไซเคิลได้ทันที (คิดว่า: คูปอง, ใบปลิว, ประกาศ)
  3. ระบบการจัดเก็บและปฏิทิน - สำหรับจดหมายที่คุณต้องดำเนินการในทันทีหรือในอนาคต

  โดย "ใกล้ ๆ " ฉันหมายถึง ที่ มือ อย่าเก็บเครื่องหั่นย่อยและถังรีไซเคิลในห้องแยกต่างหาก ฉัน จัดการที่ อยู่ อีเมลของฉัน เหนือทั้งถังรีไซเคิลและเครื่องหั่นกระดาษแล้วฉันจะนำจดหมายที่ฉันต้องการดำเนินการไปยังโต๊ะทำงานของฉันซึ่งฉันมีปฏิทินและระบบจัดเก็บข้อมูลบนเดสก์ท็อป ขอแนะนำกล่องแยกด้านบนของตู้แยกต่างหากรวมทั้งตู้เก็บเอกสารจดหมายเหตุสำหรับองค์กรจดหมาย

• 04 จาก 05

  Estabish ระบบ

  มีเกมจบ 3 เกมสำหรับจดหมายทุกประเภท:

  1. การดำเนินการ - จดหมายที่คุณต้องดำเนินการในทันทีหรือในที่สุด จดหมายประเภทนี้จะถูกแบ่งออกเป็นหมวดหมู่เพิ่มเติมเช่นที่เก็บ / การอ้างอิงการตอบกลับการดำเนินการ ฯลฯ
  2. Recycle - เมลขยะที่ไม่มีคุณค่ากับคุณและไม่มีข้อมูลระบุตัวตนนอกเหนือจากชื่อของคุณ
  3. Shred - ส่วนใดส่วนหนึ่งของจดหมายที่มีข้อมูลระบุตัวตนอยู่เหนือชื่อและที่อยู่ของคุณ หมายเลขนี้จะรวมถึงหมายเลขประกันสังคมวันเดือนปีเกิดการเสนอบัตรเครดิต ฯลฯ ไม่แน่ใจว่าคุณควรรีไซเคิลหรือฉีกขาดหรือไม่? ดู สิ่งที่ต้องฉีกขาด และอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการโจรกรรมข้อมูลส่วนบุคคล: วิธีป้องกันตัวเองจากการขโมยข้อมูลประจำตัว

• 05 จาก 05

  เก็บไว้ที่นี่

  ไม่กี่วิธีฉันแน่ใจว่าจะเก็บเรื่องนี้ขึ้น:

  • ทุกวัน Black Friday (วันหลังจากวันขอบคุณพระเจ้า) ในขณะที่คนอื่น ๆ กำลังออกไปชอปปิ้งฉันรวบรวมแคตตาล็อกทั้งหมดที่ฉันไม่ต้องการรับและเรียกพวกเขาให้ยกเลิกอีกต่อไป
  • ปฏิบัติตาม ระเบียบประจำสัปดาห์ ซึ่งเราจัดการอีเมลเป็นประจำทุกสัปดาห์
  • คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการอีเมลในแต่ละวัน