01 จาก 07
วิธีการตั้งค่าการจัดเก็บกระดาษ + ระบบจัดเก็บข้อมูลที่จะทำงานให้คุณตลอดไป
belchonock / Getty Images การต่อสู้เป็นเรื่องจริง: การบริหารจัดการเอกสารและความยุ่งเหยิงของกระดาษคือหลุมต่างๆนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมคุณต้องสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลที่บ้านที่สามารถใช้งานได้ง่ายและใช้งานได้จริง วันนี้นั่นคือสิ่งที่เรากำลังจะทำร่วมกัน
เป้าหมาย
เรียนรู้วิธีการตั้งค่าระบบการจัดเก็บข้อมูลที่บ้านซึ่งคุณจะใช้งานได้จริงในช่วงที่เหลือของชีวิต ต้องมีความยืดหยุ่นเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตและต้องเรียบง่ายเพื่อให้คุณสามารถรักษามันได้
สิ่งที่คุณต้องการ
- ตู้เก็บเอกสารหรือกล่องใส่แฟ้ม
- แขวนโฟลเดอร์ไฟล์ (ฉันชอบสีเหล่านี้ซึ่งเป็นภาพข้างบน)
- ที่เก็บไฟล์ Desktop
- เครื่องหั่นกระดาษ
- ถังขยะรีไซเคิล
- โฟลเดอร์แฟ้ม
- ผู้ผลิตฉลากหรือปากกา
การจับเวลา
นี่เป็นโครงการสุดสัปดาห์ เราไม่แนะนำให้เริ่มต้นในช่วงสัปดาห์หลังวันทำงาน / โรงเรียนที่ยาวนาน ฯลฯ เริ่มต้นวันนี้ในเช้าวันเสาร์หรือวันอาทิตย์พร้อมกับถ้วยกาแฟหรือชาและทัศนคติต่อไปนี้
02 จาก 07
รวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณด้วยกันในที่เดียว
ภาพ Steve Heap / Getty ขั้นตอนแรกในการตั้งค่าระบบจัดเก็บข้อมูลภายในบ้านคือการจัดเก็บไฟล์และเอกสารทั้งหมดลงในพื้นที่เดียวกันเพื่อให้คุณสามารถเรียงลำดับรีไซเคิลและฉีกขาดได้ การมีทุกอย่างในจุดเดียวมีข้อดีดังนี้:
- มันจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นงานที่มือ เมื่อคุณพยายาม บรรลุภารกิจที่คุณไม่ควรตื่นเต้นเกี่ยวกับ (เช่นการยื่นคำร้อง) ข้ออ้างใด ๆ ในการเดินและเริ่มต้นโครงการใหม่อื่น ๆ หากคุณมีอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ (แสดงไว้ที่นี่) และเอกสารทั้งหมดของคุณในที่เดียวคุณไม่มีข้อแก้ตัวใด ๆ เลย แต่ต้องขุดเข้าไป
- คุณจะละเอียดมากขึ้น การกวาดบ้านของคุณขึ้นด้านหน้าหมายความว่าคุณจะไม่ต้องทำซ้ำงานอีกสองสามสัปดาห์นับจากนี้ไปเมื่อคุณพบเอกสารที่ถูกลืมในห้องซักผ้า
สถานที่ไม่กี่แห่งเพื่อหาเอกสาร (นอกเหนือจากลิ้นชักโต๊ะที่เห็นได้ชัดตู้เก็บเอกสารและกองไปรษณีย์):
- ห้องนั่งเล่น. เอกสารมีแนวโน้มที่จะพูนขึ้นในห้องนั่งเล่นเพราะเรามักจะไม่ได้มีความคิดในสิ่งที่จะทำอย่างไรกับพวกเขา นี่คือเหตุผลที่คุณควรใส่เอกสารที่คุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรกับในกล่องจดหมายของฉัน
- กระเป๋า กระเป๋าเป้สะพายหลังกระเป๋าทำงานกระเป๋าถือถุงยิมและกระเป๋าเดินทาง
- ห้องครัว. กองกระดาษมีวิธีสิ้นสุดในครัว เนื่องจากห้องครัวมักเป็นที่แรกที่เรามุ่งหน้าไปเมื่อเราเดินผ่านประตู
ดังนั้นรวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณแล้ว ...
เลือกจุดที่ดีกับพื้นผิวแข็งที่คุณสามารถสร้างกองได้ 5 กอง นี้อาจเป็นตารางห้องครัว, เตียงห้องพักหรือโต๊ะของคุณถ้ามันมีขนาดใหญ่พอ ถ้าคุณไม่มีพื้นผิวที่ใหญ่พอพื้นจะทำงานได้ดีเช่นกัน
หากคุณมีเอกสารจำนวนมากกองของคุณอาจล้มลงแล้วใช้กล่องหรือกล่องกระดาษแข็ง ป้ายกำกับให้แยกกันและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเช่นการโยนภาษีโดยไม่ได้ตั้งใจในช่อง "รีไซเคิล" ในปีที่แล้ว
03 จาก 07
แยกเอกสารของคุณออกเป็น 5 ประเภท
แยกเอกสารทั้งหมดของคุณออกเป็น 5 ประเภท Photo / Getty ตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่จะลงธุรกิจ คุณจะต้องสัมผัสกระดาษแต่ละเล่มและตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องนี้
กฎ: คุณ ต้อง ตัดสินใจเกี่ยวกับกระดาษแต่ละชิ้น จะเป็นหนึ่งใน 5 ประเภทดังต่อไปนี้:
การดำเนินการ: เอกสารที่คุณต้องดำเนินการแล้วจึงละทิ้ง อย่าสับสนกับสิ่งที่เราอ้างถึงในหมวดหมู่ด้านล่างนี้ว่า "ครัวเรือน" เอกสารที่ใช้ในครัวเรือนจะถูกยื่นอย่างถาวรไฟล์ Action จะถูกใช้เพียงครั้งเดียวและถูกทิ้งไป
ตัวอย่าง: คำเชิญบัตรจอดรถการนัดหมายการแจ้งเตือนการบ้านการเรียกเก็บเงิน ฯลฯเอกสาร: เอกสารหรือเอกสารที่คุณต้องวางไว้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องอ้างอิงหรือใช้มากกว่าหนึ่งครั้งหรือสองครั้งต่อปี
ตัวอย่าง: การคืนภาษีประวัติทางการแพทย์ประวัติการศึกษาหลักฐานที่คุณมีส่วนร่วมในหน้าที่ของคณะลูกขุนการกระทำสัญญาเช่า ฯลฯครัวเรือน: เป็นเอกสารที่คุณใช้เพื่อรักษาบ้านของคุณ (และชีวิต) ให้ทำงาน
ตัวอย่าง: คูปองสูตรคู่มือผู้ใช้ใบเสร็จรับเงินสำหรับภาษีปีนี้เอกสารสำหรับการเดินทางที่กำลังจะมาเป็นต้นรีไซเคิล: เอกสารและเอกสารที่ไม่ได้อยู่ในประเภทใดด้านบนและไม่มีข้อมูลส่วนบุคคล
ตัวอย่างเช่นจดหมายขยะจดหมายจากการสัมมนาที่คุณไม่สนใจหนังสือพิมพ์นิตยสารการบ้านเก่าที่คุณไม่ต้องการใช้ซองจดหมาย ฯลฯฉีก: เอกสารและเอกสารที่ไม่ได้อยู่ในหมวด 1-3 แต่มีข้อมูลการระบุตัวตน
ตัวอย่าง: ข้อเสนอบัตรเครดิตใบแจ้งยอดธนาคารเก่าตั๋วเงิน ฯลฯ
04 จาก 07
Declutter + ทิ้งเอกสารและไฟล์ที่คุณต้องการอีกต่อไป
dra_schwartz / Getty Images กองที่ใหญ่ที่สุดของคุณจะถูกรีไซเคิล รีไซเคิลคนแรก - วัตถุที่นี่คือการลดจำนวนของกระดาษที่คุณติดต่อด้วยโดยเร็วที่สุด
จากนั้นให้หั่น shredders - สิ่งนี้ควรมีอะไรที่ระบุตัวคุณนอกเหนือจากชื่อและที่อยู่ของคุณ
นอกจากนี้ Guard Roller ID ของคุณจาก The Container Store มีราคาค่อนข้างมากและเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้ที่ป่วยด้วยการใส่แคร็กเกอร์ของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถประทับตราข้อมูลรหัสและรีไซเคิลอีเมลและเอกสารด้วยข้อมูลส่วนบุคคลแทนการฉีกขาด
ตอนนี้คุณได้โยนขยะแล้วก็ถึงเวลาที่จะลงไปตั้งระบบที่:
- ใช้งานได้ง่ายดังนั้นคุณจึง ใช้งานได้ จริง
- มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงชีวิตและโครงการใหม่ ๆ และ,
- ปลอดภัยดังนั้นเมื่อคุณต้องการหาสิ่งที่รวดเร็วคุณสามารถค้นหาได้
ความงามนี่คือคุณสามารถทำลายประเภทเหล่านี้ลงไปขึ้นอยู่กับจำนวนกระดาษที่เข้าและออกจากบ้านหรือที่ทำงานของคุณ
05 จาก 07
ตั้งค่าไฟล์จัดเก็บสำหรับระบบการจัดเก็บข้อมูลภายในบ้านของคุณ
ภาพ Carolyn Hebbard / Getty ง่ายมากที่จะตัดสินใจว่าจะให้เอกสารใด ๆ ลงในไฟล์ Archive ของคุณ นี่เป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดที่คุณเป็นเจ้าของ พวกเขาพิสูจน์ว่าคุณและครอบครัวของคุณมีอยู่จ่ายภาษีบ้านของตัวเองและรถยนต์ที่จบการศึกษาจากวิทยาลัยสามารถเดินทางออกนอกประเทศของคุณได้ด้วยหนังสือเดินทางหรือวีซ่า หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจหรือเป็นเจ้าของมากกว่าหนึ่งรูปแบบไฟล์นี้จะมีขนาดใหญ่ขึ้น
นี่คือรายการของข้อมูลพื้นฐานเพื่อเก็บไว้ในไฟล์นี้:
- การคืนภาษี
- เวชระเบียน
- ประวัติการศึกษา
- หลักฐานที่คุณทำหน้าที่ลูกขุน
- การกระทำ
- สัญญาเช่า
- สัญญา
- หนังสือเดินทาง
- ดังนั้นบัตรรักษาความปลอดภัย cial
- บันทึกการจ้างงาน
- ใบรับรองพิธีบัพติศมา
- ประกันชีวิต / เอกสารการเกษียณอายุ
จัดเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ในกล่องไฟล์ในโฟลเดอร์ที่มีป้ายกำกับ พิจารณาซื้อกล่องไฟเมื่อเริ่มรับ "สิ่งต่างๆ" เพิ่มเติมเพื่อรักษาความปลอดภัย
เก็บไฟล์ที่คุณใช้อยู่บ่อยๆ (aka ไม่กี่ครั้งต่อปี) ที่ด้านหน้า ต่อต้านการกระตุ้นให้จัดระเบียบพื้นที่นี้มากเกินไปเพราะถ้าคุณมีความเฉพาะเจาะจงมากเกินไปทำให้เป็นเรื่องยากที่จะค้นหาสิ่งต่างๆเมื่อคุณต้องการจริงๆ โดยทั่วไปถ้าคุณกำลังจุ่มลงในไฟล์ Archive ของคุณจริงๆคุณต้องการชิ้นส่วนกระดาษดังกล่าวเพื่อให้เป็นเรื่องง่ายในตัวคุณมากที่สุด
นี่คือหมวดหมู่ของฉัน:
- วิชาการ
- รถ
- การจ้าง
- การเงิน
- สุขภาพ
- ID
- ประกันภัย
- อสังหาริมทรัพย์
จัดระเบียบตามลำดับตัวอักษร แต่เก็บค่าไฟล์ล่วงหน้า สิ่งนี้มีสิ่งต่างๆเช่นสูติบัตรหนังสือเดินทางบัตรประกันสังคมและใบบัพติศมา นี่คือที่ที่คุณควรเก็บใบอนุญาตแต่งงานไว้
ในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ขอให้พิจารณากล่องความปลอดภัยสูงความปลอดภัยที่น้อยกว่า $ 50 เป็นค่าที่ดี * อีกทางเลือกหนึ่งคือ High-Security Prescription Box เครื่องนี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับเวชภัณฑ์ แต่สามารถเก็บเอกสารได้หลายแบบ
คุณสามารถตั้งค่า DIY ของคุณเองเป็นไฟล์ของคุณเองหรือคุณสามารถใช้ FileSolutions Home Filing System ได้
* หากคุณสูญเสียไฟล์เหล่านี้คุณจะต้องจ่ายเงินมากขึ้นเพื่อรับสำเนาจาก Registrars, City / City Clerks, Academic Institutions ฯลฯ ดังนั้น $ 50 จึงคุ้มค่ากับการลงทุนอย่างชาญฉลาด
06 จาก 07
จัดเรียงไฟล์ในครัวเรือน
Sappington ภาพ Todd / Getty นี่เป็นกฎง่ายๆสำหรับสิ่งที่คุณควรเก็บไว้ในไฟล์ครัวเรือนของคุณ: สิ่งที่คุณอาจต้องการในอนาคต แต่คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการในตอนนี้ซึ่งไม่ได้อยู่ในไฟล์ Archive ของคุณ ใช้ไฟล์ครัวเรือนของคุณเอง (เรียกว่าสมุดงานที่ใช้ในครัวเรือน) เป็นตัวอย่างเพื่อให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าจะเก็บอะไรในไฟล์นี้และสิ่งที่ไม่ควรทำ
ก่อนอื่นแทนกล่องแฟ้มหรือถังฉันสร้างตัวยึดประสานกับส่วนต่างๆแล้วเก็บเพื่อจัดเก็บสิ่งต่างๆเช่นคูปองและบัตรของขวัญ คุณสามารถใช้ตัวยึดเหนี่ยวนี้และมีส่วนต่อไปนี้:
- คูปอง / Groupons
- บัตรของขวัญ
- เอกสารสำหรับการเดินทางท่องเที่ยว / การเดินทางที่กำลังจะมาถึง
- เงินคืนที่ฉันได้ส่งมาและกำลังรอการตรวจสอบของฉันกลับ
- ใบเสร็จรับเงินสำหรับรายการขนาดใหญ่เช่นเครื่องใช้หรือเฟอร์นิเจอร์ชิ้นใหญ่
- มีกระเป๋าสำหรับบัตรรางวัลทั้งหมดของคุณ
- หมายเหตุและเอกสารอ้างอิงสำหรับโครงการที่กำลังจะมาถึงที่คุณกำลังทำอยู่
- สูตร *
- รายรับภาษี
- กรมธรรม์ประกันภัยรถยนต์ / บ้าน / ผู้เช่า
คุณอาจจะ เพียงแค่สแกนส่วนใหญ่เหล่านี้ลงในบัญชี Evernote แล้ว แต่เมื่อคุณต้องการแล้วคุณต้องพิมพ์อีกครั้งเพื่อเก็บไว้ในโน้ตบุ๊คนี้และเรียกว่าสมุดงานที่ใช้ในครัวเรือนของคุณ
* เก็บไฟล์แยกต่างหากสำหรับสูตรที่คุณต้องการคืนวันจันทร์ แต่ยังไม่ได้
07 จาก 07
ตั้งค่าไฟล์ปฏิบัติการ
รูปภาพ Utamaru Kido / Getty ไฟล์ Action เป็นเอกสารที่คุณต้องดำเนินการแล้วจึงละทิ้ง เอกสารใด ๆ หรือกระดาษที่ต้องยื่นอย่างถาวรหรือเป็นระยะเวลานาน (มากกว่าหนึ่งเดือน) อาจอยู่ในไฟล์ครัวเรือนของคุณ
แฟ้มการกระทำคือ
- จะใช้ครั้งเดียวแล้วทิ้ง; หรือ,
- ไฟล์ที่คุณกำลังรอการดำเนินการ
ใช้ช่องเพื่อเก็บเอกสารเหล่านี้โดยเฉพาะและเราขอแนะนำให้ใช้ช่องนี้ เลือกสีส้มเพราะสีฉูดฉาดและความคิดคือจะทำให้คุณไปถึงกล่องอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง นอกจากนี้ยังสามารถ เพิ่มเป็นสองเท่าในกล่องจดหมายของคุณเพื่อช่วยในการจัดการจดหมาย
นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่ควรเก็บไว้ในไฟล์ Action:
จดหมายขาเข้า:
- สิ่งที่คุณได้รับในจดหมายจะอยู่ในไฟล์นี้
- กระดาษที่ใครบางคนมอบให้คุณหรือคุณคว้าและใส่ในกระเป๋าถือของคุณไปที่นี่
รายการในปฏิทิน:
- คำเชิญสำหรับกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงและคำแนะนำหรือบัตรตอบรับที่มากับพวกเขา
- ตั๋วแลกเงินจ่ายแล้วฉีกหรือรีไซเคิล
- ใบอนุญาตให้ลงชื่อ
- การแจ้งเตือนนัดหมาย
รายการที่ต้องจ่าย:
- ตั๋วที่จอดรถจ่าย
- ตั๋วเงินจ่าย
รายการที่คุณรออยู่:
- รายรับจากสิ่งที่คุณเพิ่งซื้อมาในกรณีที่คุณตัดสินใจจะคืน ตัวอย่างเช่นถ้าคุณได้รับหีบห่อจาก Amazon คุณจะทิ้งใบบรรจุในถังขยะนี้ในกรณีที่ผลิตภัณฑ์ไม่ได้ผลและคุณต้องส่งคืน สำหรับแพคเกจอื่น ๆ ที่คุณได้รับ
- รายรับสำหรับสิ่งที่คุณกำลังรอ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณได้ส่งบิลไปให้ บริษัท ประกันของคุณและคุณกำลังรอการชำระเงินคืน หากคุณได้คืนสินค้าบางอย่างและกำลังรอดูการคืนเงินปรากฏในใบแจ้งยอดธนาคารของคุณหรือในใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิตของฉันบัตรเครดิตจะไปในช่องนี้
คุณสามารถแบ่งไฟล์นี้ลงในหมวดหมู่มากกว่าได้ แต่ง่ายกว่าเพียงแค่โยนทุกสิ่งทุกอย่างลงในช่องนี้และผ่านไปหนึ่งครั้งสองครั้งหรือสามครั้งต่อสัปดาห์ ณ จุดที่คุณสามารถรีไซเคิลหรือฉีกสิ่งที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้สิ่งที่อยู่ในคลังหรือครัวเรือนและการกระทำอะไรที่ต้องตอบสนองต่อ เป้าหมายคือเพื่อให้ไฟล์นี้มีขนาดเล็กที่สุด
แต่ ... เคล็ดลับคือคุณต้องผ่านไฟล์นี้อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งบ่อยขึ้น ฉันขอแนะนำให้เพิ่มงานนี้ใน Personal Weekly Organizing Routine ด้วยวิธีนี้คุณจะจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารจำนวนน้อย ๆ สัปดาห์ละครั้งแทนที่จะเป็น