เคล็ดลับการจัดการงานตรงจากผู้เชี่ยวชาญ
ดังนั้นคุณจึงมีทุกอย่างที่ต้องทำทุกวันและ รายการที่ ต้องทำ ของคุณ เต็มแล้วคุณรู้ได้อย่างไรว่าต้องทำอะไรที่ใดตอนแรกสองและสาม?
ทุกคนสวยมากรู้สึกว่าพวกเขามีมากเกินไปที่จะทำและมีเวลาน้อยเกินไปที่จะทำ บ่อยครั้งที่ความรู้สึกที่ครอบงำเกิดขึ้นจากการไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญงานทั้งหมดที่ดูเหมือนจะกดได้ หากคุณรู้สึกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำมีการเติบโตขึ้นอีกต่อไปในแต่ละนาทีและคุณไม่ทราบว่าควรจะเริ่มจากที่ไหนต่อไปนี้เป็นวิธีการระบุประเมินและจัดลำดับความสำคัญงานของคุณ
1. ทำรายการ
ก่อนที่คุณจะพยายามเรียงลำดับภาระหน้าที่ตามลำดับความสำคัญใช้เวลาในการรวบรวมรายการที่ครบถ้วนทุกอย่างที่คุณต้องการหรือต้องการทำ แบ่งรายชื่อของคุณเป็นส่วน ๆ สำหรับงานประเภทต่างๆ หมวดหมู่เหล่านี้อาจรวมถึง:
งานประจำวันหรือรายสัปดาห์
( การวางแผนมื้ออาหารและการซื้อของชำ ) หรืองานที่เกี่ยวข้อง (การประชุมทีมงานรายสัปดาห์) หากคุณทำตาม กิจวัตรประจำวัน แล้วคุณจะคุ้นเคยกับงานเหล่านี้ ถ้าคุณทำไม่ได้นี่เป็นช่วงเวลาที่เหมาะสำหรับการสร้าง สิ่งที่คุณใส่อาจแตกต่างกันออกไปบางคนอาจไม่จำเป็นต้องเตือนตัวเองเพื่อตรวจสอบอีเมลหรือซื้อของชำ แต่คนอื่น ๆ จะชื่นชมการเตือนที่มีโครงสร้างเพื่อดำเนินการบางอย่างในบางช่วงเวลาหรือในบางวัน
งานที่มีกำหนดเวลา
สิ่งเหล่านี้เห็นได้ชัดว่าต้องทำในวันที่ระบุและต้องเตรียมตัวก่อน ตัวอย่างอาจเป็นเอกสารในโรงเรียนที่ครบกำหนดภายในสามสัปดาห์หรืองานปาร์ตี้ที่คุณวางแผนไว้เป็นเวลาหกเดือนนับจากนี้
งานประเภทนี้มักเรียกว่าโครงการสามารถแบ่งออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ได้เช่น "กระดาษเขียน" อาจถูกแบ่งออกเป็นการอ่านหนังสือที่เกี่ยวข้องการจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณการเขียนโครงร่างการเขียนร่างแรกและอื่น ๆ บน.
Recurring Tasks
สิ่งเหล่านี้ไม่เกิดขึ้นในความถี่รายวันหรือรายสัปดาห์ แต่ก็ไม่ใช่โครงการเพียงครั้งเดียว
งานประจำอาจรวมถึงการนัดหมายของทันตแพทย์หรือทำภาษีรายไตรมาสของคุณ
มีแรงจูงใจในตนเองงานที่จำเป็น
นี่เป็นงานหรือโครงการที่คุณรู้ว่าคุณต้องทำ แต่ก็ไม่มีใครทำคุณได้ พวกเขาไม่ค่อยหากเคยมีเวลาในตัว คิดว่าการปรับปรุงเว็บไซต์ธุรกิจขนาดเล็กหรือหาผู้ให้บริการดูแลหลักรายใหม่
มีแรงจูงใจตนเองไม่จำเป็นต้องทำ
เหล่านี้เป็นกิจกรรมที่สนุกสนานมากขึ้นซึ่งยังคงมีแนวโน้มที่จะลดลงตามข้างทางเป็นงานอื่น ๆ ที่เห็นได้ชัดมากขึ้นจำเป็นต้องฝูงชนพวกเขาออก คิดว่าการอ่านเพื่อความเพลิดเพลินหรือการทำงานในงานอดิเรก
งานสักวันหนึ่ง
งานเหล่านี้แขวนรอบที่ด้านล่างของรายการสิ่งที่ต้องทำหรือด้านหลังของจิตใจ แต่โดยปกติแล้วไม่จำเป็นต้องทำในไม่ช้าหรือนาน ตัวอย่าง: ทาสีหม้อน้ำของคุณ
2. จัดระเบียบรายการของคุณ
เมื่อคุณได้ระบุทุกสิ่งไว้แล้วคุณสามารถคิดได้ว่าควรทำอะไรก่อนและจัดตารางเวลาของคุณ (วิธีที่คุณทำเช่นนี้บนแผ่นกระดาษ, ผู้ วางแผน , แอปพลิเคชัน, ปฏิทินออนไลน์หรืออื่น ๆ ) อาจน้อยกว่าที่คุณเลือกวิธีที่เหมาะกับคุณและคุณจะใช้) ต่อไปนี้เป็นเกณฑ์บางอย่าง คิดเกี่ยวกับ:
เร่งด่วนหรือสำคัญ
งานทั้งหมดสามารถจัดเรียงเป็นหนึ่งในสี่ประเภท งานเร่งด่วนและที่สำคัญควรทำก่อนโดยเร็วที่สุด งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญสามารถมอบหมายได้ถ้าเป็นไปได้ แต่ถ้าตารางเวลาของคุณควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอและมีเวลาเพิ่มขึ้นเพื่อรองรับพวกเขาเมื่อพวกเขาปรากฏขึ้น สิ่งที่สำคัญ แต่ไม่ใช่งานเร่งด่วนควรได้รับการวางแผนไว้ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิดความเร่งด่วน งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนอาจถูกตัดออกได้แม้ว่าคุณจะสนุกกับพวกเขา แต่พวกเขาควรจะทำงานในช่วงเวลาของคุณดังนั้นพวกเขาจะไม่ได้รับความแออัดโดยภาระหน้าที่ที่เรียกร้องมากขึ้น
ประเมินค่า
คุณสามารถตัดสินคุณค่าของงานได้หลายวิธี หนึ่งอาจเป็นได้ว่าคนอื่น ๆ ได้รับผลกระทบหรือไม่และความสำคัญของคนเหล่านี้ (ความเห็นชอบจากเจ้านายและความเป็นอยู่ที่ดีของเด็กที่พึ่งพาคุณมีความสำคัญมากกว่าพูดความเห็นของกลุ่มคนแปลกหน้าที่คุณเห็นด้วย) เข้าร่วมในการพบปะ) นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดมูลค่าที่สูงให้กับงานที่คุณเห็นในระยะยาวหรือคุณก็หารางวัลได้
การอ้างอิงหนึ่งที่คุณอาจพบเมื่ออ่านเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญงานคือกฎ 80-20 หรือหลักการ Pareto ซึ่งระบุว่า 80% ของผลกระทบมาจาก 20% ของสาเหตุ นี้อาจหรือไม่อาจพิสูจน์ความจริงสำหรับคุณ แต่มันเป็นตัวเตือนที่ดีในการระบุสิ่งที่คุณกำลังใช้เวลาจริงและความพยายามของคุณจะจ่ายเงินออก
ระยะเวลาและความยืดหยุ่น
กำหนดการทำงานช่วยให้สามารถเปลี่ยนแปลงได้และตระหนักถึงข้อ จำกัด ด้านเวลา เป็นจริงเมื่อจัดลำดับความสำคัญและวางแผนวันของคุณ เมื่อมีข้อสงสัยให้ประเมินค่าสูงเกินไปเวลางานที่กำหนดจะใช้เวลา
หากมีงานครบกำหนดเวลาสองงานในเวลาเดียวกันการเลือกว่าจะเริ่มต้นขึ้นอยู่กับว่าคุณทำงานได้ดีเพียงใด บางคนชอบที่จะได้รับงานที่ง่ายออกจากทางที่จะมุ่งเน้นที่ซับซ้อนมากขึ้นหนึ่ง; คนอื่น ๆ จะรู้สึกมั่นใจถ้าพวกเขาเริ่มต้นในงานที่ยากขึ้นก่อนและได้รับบางส่วนหรือทั้งหมดของมันทำก่อนที่จะย้ายไป โปรดจำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้งานหรือโครงการใด ๆ ตั้งแต่ต้นจนจบก่อนที่จะดำเนินการต่อไปเว้นแต่คุณจะพบว่าการทำงานแบบนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ
จำกัด งานที่ต้องทำทุกวันให้มากที่สุด 3 รายการ วันนี้อาจรวมถึงงานที่มีขนาดเล็กซึ่งเป็นกิจวัตรประจำวันหรือมีความสำคัญหรือความสำคัญน้อยลง แต่การโหลดงานที่สำคัญอาจทำให้เกิดความเครียดและความผิดหวัง
โปรดจำไว้ว่าลำดับความสำคัญสามารถเปลี่ยนแปลงได้หากเจ้านายของคุณต้องการให้คุณทำอะไรสักอย่างตอนนี้ความสำคัญอันดับแรกของคุณก่อนหน้านี้น่าจะลดลงเหลือเพียงสอง นั่นคือเหตุผลทั้งหมดที่จะสร้างเวลามากขึ้นในกำหนดการของคุณเพื่อให้มีความยืดหยุ่น
3. งานแบทช์
งานแบทช์เป็นหนึ่งในวิธีการที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำให้งานที่ต้องทำทุกเวลา การแบทช์หมายถึงคุณทำงานกับงานประเภทเดียวกันซ้ำซ้อนกันก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้อย่างอื่น ขั้นตอนแรกคือการระบุงานที่คุณทำมากกว่าและมากกว่าแล้วตั้งค่าขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่ายสำหรับพวกเขาที่จะปฏิบัติตาม จากนั้นคุณจัดการกับงานเหล่านั้นในเวลาเดียวกันโดยใช้เวิร์กโฟลว์นั้น
การแบทช์ต้องใช้งานที่คล้ายคลึงกันซึ่งต้องใช้ทรัพยากรที่คล้ายกันใน "batches" เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลนี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- ชำระค่าบริการทั้งหมดในเวลาเดียวกัน
- เปิดจดหมายทั้งหมด สัปดาห์ละครั้งและดำเนินการมากกว่าที่จะปล่อยให้กองซ้อนขึ้นในแต่ละวันและไม่เคยเดินทางไป
การแบทช์ช่วยให้คุณได้รับในร่องทำงานเดียวกันซ้ำไปซ้ำมาดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเสียเวลาในการหาคำแนะนำหรือสิ่งที่คุณควรทำต่อไป
4. ขจัดงาน
เมื่อคุณได้ระบุงานทั้งหมดของคุณแล้วเรียงลำดับจากที่สำคัญไปน้อยที่สุดจะเห็นได้ชัดเจนว่างานใดอยู่ที่ด้านล่างของรายการ บางครั้งอาจได้รับการมอบสิทธิ์ให้กับบุคคลอื่น แต่ถ้าเป็นไปไม่ได้คุณต้องตัดสินใจว่าจะกำหนดเวลาให้กับพวกเขาหรือไม่
คุณอาจมีงานในรายการที่คุณไม่จำเป็นต้องทำหรือต้องการทำ แต่คุณรู้สึกกดดันให้เพิ่มในบางประเด็น (ไปที่ห้องออกกำลังกายเข้าร่วมชมรมหนังสือ) สิ่งเหล่านี้สามารถกำจัดได้ทั้งหมด
สุดท้ายคุณอาจต้องทำมากเกินไปหากไม่สามารถทำทุกอย่างได้ให้ประเมินภาระงานของคุณเพื่อพิจารณาว่าคุณต้องการการปฏิบัติมากกว่าที่จะจัดลำดับความสำคัญหรือไม่ว่าคุณจะต้องบอกใครบางคนที่คุณไม่สามารถทำอะไรได้อีกต่อไป งานบางอย่าง