ในงานวันของฉันฉันทำงานด้านการสื่อสารโดยส่วนใหญ่เป็นองค์กรที่ไม่หวังผลกำไร ส่วนหนึ่งของงานที่ฉันทำคือการสร้างความมั่นใจว่าเรามีกลยุทธ์สำหรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก นอกจากนี้ยังรวมถึงการพัฒนา แผนสำหรับการย้ายสำนักงาน ซึ่งปัจจุบันองค์กรของฉันกำลัง วางแผนที่จะทำ ในหกเดือนข้างหน้า
แม้ว่าคุณอาจคิดว่ามีขั้นตอนมากมายในการวางแผนในการย้ายสำนักงานที่คุณไม่มีเวลาแม้แต่จะพิจารณาการสื่อสารคุณก็ต้องใช้เวลาสักวันหรือสองวันในการสร้างกลยุทธ์ที่มั่นคงซึ่งจะทำให้พนักงานและ ลูกค้าทราบ ของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
เริ่มต้นกับพนักงานตั้งแต่เริ่ม ได้รับผลกระทบโดยตรงจากการย้าย
การสื่อสารภายในควรรวมถึงข้อความสำคัญเหล่านี้:
- ระยะเวลาที่ชัดเจน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำรายการขั้นตอนสำคัญทั้งหมดในการย้ายเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าควรคาดหวังอะไรและเมื่อไหร่
- คำแนะนำในการบรรจุหีบห่อ: จัดเตรียมคำแนะนำเกี่ยวกับการ บรรจุหีบห่อหรือตู้ เก็บของเพื่อย้าย สิ่งนี้ควรรวมถึงสถานที่ที่จะ บรรจุวัสดุบรรจุ สิ่งที่พวกเขารับผิดชอบในการบรรจุและกำหนดเวลา
- คำบอกกล่าวล่วงหน้าเกี่ยวกับการปิดสำนักงาน : ระหว่างการย้ายคุณอาจต้องปิดสำนักงานเพื่อให้สามารถบรรจุและ เคลื่อนย้ายอุปกรณ์สำนักงาน และเฟอร์นิเจอร์ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณทราบวันที่เหล่านี้และจะดำเนินการอย่างไรต่อไปในระหว่างการย้ายและวิธีการนี้จะมีผลต่อกำหนดการทำงานและปริมาณงานของพวกเขาอย่างไร
- แผนงานใหม่: พนักงานจะต้องการทราบว่าพื้นที่ใหม่จะมีลักษณะอย่างไรและจะตั้งสำนักงานได้อย่างไร พวกเขาจะยังคงมีพื้นที่ว่างอยู่หรือจะอยู่ในห้องเล็ก ๆ หรือแผนชั้นเปิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างวิธีแจ้งพนักงานว่าพื้นที่ทำงานของพวกเขามีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
- สถานที่ตั้งที่จอดรถใหม่และทางเลือกในการเดินทาง: จัดเตรียมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับสถานที่ใหม่เพื่อให้สามารถจัดเตรียมการขนส่งไปยังพื้นที่ใหม่ได้
เมื่อคุณได้กำหนดข้อความสำคัญทั้งหมดแล้วคุณต้องกำหนดวิธีส่งข้อความเหล่านี้ให้ดีที่สุด วิธีการที่คุณใช้ควรพิจารณาจากชนิดของข้อความ
ตัวอย่างเช่นไทม์ไลน์สามารถส่งผ่านอินทราเน็ตของ บริษัท ของคุณได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่การปิดสำนักงานอาจได้รับการนำเสนออย่างดีที่สุดในที่ประชุมพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถถามคำถามได้
วิธีการสื่อสารกับพนักงาน:
- อินทราเน็ต: สำหรับ บริษัท หรือองค์กรเหล่านั้นที่มีอินทราเน็ตมักเป็นแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดสำหรับข้อความส่วนใหญ่ ช่วยให้สามารถอัปเดตไฟล์และข้อมูลที่เข้าถึงพนักงานได้อย่างง่ายดาย
- การประชุมด้วยตนเอง: ไม่ว่าจะเป็นข้อความการประชุมพนักงานเป็นสิ่งที่ดีในการประกาศและอนุญาตให้พนักงานมีโอกาสได้พูดคุยกันอย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เวลาในการประชุมเพื่อทบทวนว่าจะมีการสื่อสารข้อมูลเพื่อให้พนักงานรู้ว่าพวกเขาจะได้รับแจ้งข้อมูลเหล่านี้
- อีเมล: ในขณะที่อีเมลเป็นเรื่องง่าย แต่ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการถ่ายทอดข้อมูล คุณไม่ต้องการส่งอีเมลจำนวนมากที่ผู้คนไม่สามารถหาข้อมูลได้เมื่อต้องการ หากคุณใช้อีเมลโปรดตรวจสอบว่าคุณใช้เฉพาะเพื่อแจ้งให้คนอื่นทราบว่าสามารถหาข้อมูลได้จากที่ใด
- โฟลเดอร์ทั่วไป : หากคุณไม่มีอินทราเน็ตจากนั้นการสร้างโฟลเดอร์ทั่วไปในไดรฟ์เครือข่ายที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บข้อมูลที่คุณต้องการให้ผู้อื่นเข้าถึง
- กระดานข่าว: พื้นที่ทางกายภาพที่มีการโพสต์ข้อมูลเป็นสิ่งที่ควรทำ ไม่เพียง แต่ผู้คนสามารถตรวจสอบได้บ่อยเท่านั้น แต่ยังเป็นสถานที่ที่ผู้คนสามารถรวบรวมและพูดคุยเกี่ยวกับความกังวลของพวกเขา