คุณเคยได้รับอีเมล์ที่ทำให้คุณสงสัยเกี่ยวกับ คน ที่ส่งหรือไม่? หรือแย่กว่านั้นคุณเคยส่งอีเมลที่คุณเสียใจมาหรือไม่?
การสิ้นสุดการรับอีเมลที่ไม่ดีอาจทำให้คุณต้องสั่นศีรษะและพยายามคิดว่าคนอื่นกำลังคิดอะไรอยู่ การเป็นผู้ส่งมันอาจทำลายวันอื่นที่ยิ่งใหญ่และอาจส่งผลกระทบต่อในภายหลัง
ความเร็วของการบีบอัดอีเมลทำให้เป็นวิธีการสื่อสารที่ต้องการ ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลส่วนบุคคลหรือธุรกิจตามมารยาทที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อป้องกันการสื่อสารผิดหรือความรู้สึกยาก
ปฏิบัติตามกฎทองคำโดยการปฏิบัติต่อผู้รับตามที่คุณต้องการได้รับ ก่อนที่คุณจะคลิก "ส่ง" ในอีเมลใด ๆ ใช้เวลาสักครู่และให้อ่านเพิ่มเติม การใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพอาจทำให้คุณรู้สึกดีขึ้นกับหัวหน้างานของคุณและอาจทำให้คุณได้รับความสนใจเมื่อถึง เวลาในการโปรโมต
01 จาก 10
อย่าถือว่าเป็นส่วนตัว
สแปม - ข้อเสนอทางธุรกิจที่เร่งด่วน ภาพยนตร์เพียงหนึ่งภาพ / Stockbyte / Getty โปรดทราบว่า บริษัท และ อีเมลส่วนตัว ของคุณอาจไม่เป็นส่วนตัว บริษัท ของคุณมีสิทธิ์อ่านสิ่งที่ส่งมาจากสำนักงานดังนั้นอย่าลืมเขียนและส่งข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนสูงจากการทำงาน อาจมีการส่งต่ออีเมลส่วนบุคคลจากที่บ้านดังนั้นอย่าใส่ข้อมูลใดเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งอาจเป็นสาเหตุให้เกิดปัญหาได้หากไปถึงคนที่ไม่ถูกต้อง
02 จาก 10
หลีกเลี่ยงจากความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสม
ตรวจสอบเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสม ภาพพระเอก / Getty หลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสมในอีเมลของคุณ ซึ่งรวมถึงการเหยียดผิวผู้หญิงหรือคำติชมเชิงลบเกี่ยวกับบุคคลหรือ บริษัท อื่น หากคุณได้รับอีเมลที่ไม่เหมาะสมอย่าตอบหรือส่งต่อให้ใคร อย่าใช้อีเมลเพื่อพูดอะไรที่อาจสร้างความเข้าใจผิด กับเจ้านายของคุณ
03 จาก 10
อย่าตะโกน
ภาพจาก Manuel Breva Colmeiro / Getty โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดอีเมลของคุณจะสะเทือน บางคนคิดว่ามันทำให้ข้อความของพวกเขาง่ายต่อการอ่าน แต่นั่นไม่ใช่กรณี ใช้แบบอักษรที่ง่ายในสายตาเมื่ออ่านในตัวพิมพ์เล็ก
04 จาก 10
แก้ไขข้อความของคุณ
แก้ไขอีเมลของคุณก่อนส่ง ภาพพระเอก / Getty แก้ไขอีเมลของคุณก่อนส่ง ใช้ตัวตรวจการสะกดคำและอ่านอีเมลทางธุรกิจทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีไวยากรณ์ที่เหมาะสม คุณต้องการนำเสนอตัวเอง เป็นมืออาชีพ ในการติดต่อ ตรวจสอบอีเมลส่วนบุคคลหลังจากเสร็จสิ้นการเขียนเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับจุดประสงค์ของคุณไปทั่ว การลดคำเดียวอาจเปลี่ยนความหมายของประโยคได้
05 จาก 10
ตอบด้วยความระมัดระวัง
ตรวจสอบช่องทั้งหมดก่อนที่คุณจะตอบกลับอีเมล ภาพ kupicoo / Getty รู้วิธีที่เหมาะสมในการตอบกลับอีเมลที่คุณได้รับ ใส่ใจผู้ส่งและคนอื่น ๆ ในฟิลด์ "to" และ "cc" ตอบเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้แทนที่จะปล่อยให้ "บันทึก" โฟลเดอร์ของคุณกลายเป็นรกเกินไป
หลีกเลี่ยงการกระตุ้นให้ "ตอบทั้งหมด" ก่อนที่จะมองหาผู้ที่ระบุไว้ในส่วนหัว คำตอบของคุณอาจสร้างความสับสนแก่ผู้อื่นในรายการหรืออาจส่งข้อมูลที่ไม่จำเป็นไปให้คนที่คุณไม่รู้จัก เพียงครั้งเดียวที่คุณควรคลิก "reply all" คือถ้าคุณมั่นใจว่าทุกคนต้องการข้อมูลที่คุณส่ง
06 จาก 10
ทำความคุ้นเคยกับเครื่องมืออีเมล
รูปภาพ Westend61 / Getty รู้จักเครื่องมือและประเภทของอีเมล รวมถึง "ถึง" "cc" "bcc" และหัวเรื่อง ผู้รับหลักควรอยู่ในฟิลด์ "ถึง" เมื่อคุณต้องการคัดลอกใครบางคนคุณจะเพิ่มบุคคลนั้นในฟิลด์ "cc" หรือสำเนาคาร์บอน ถ้ามีคนต้องการคัดลอกโดยที่คนอื่น ๆ ในรายการที่ได้รับอีเมลของตนให้ใช้สำเนา "สำเนาลับถึง" หรือสำเนาตาบอด คัดลอกเฉพาะบุคคลที่ต้องการทราบข้อมูลที่คุณส่งเท่านั้น
อย่าส่งต่ออีเมลลูกโซ่ เหล่านี้อาจกลายเป็นกล่องอีเมลที่ยุ่งยากและอุดตันผู้คนถึง จุดที่น่ารำคาญ คุณไม่ต้องการเป็นคนส่งต่อข้อความที่อาจหรือไม่จริง
คุณควรกรอกบรรทัดหัวเรื่องสำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและเป็นที่ต้องการในอีเมลส่วนบุคคล เก็บหัวเรื่องให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้และมีเพียงหัวข้อเดียวต่อการส่งจดหมายเท่านั้น
07 จาก 10
เก็บไว้โดยย่อ
อย่าเขียนอีเมลยาว ๆ ภาพของ Klaus Vedfelt / Getty คนส่วนใหญ่ชอบอีเมลสั้น ๆ มากกว่าข้อความยาว ๆ ถ้าเป็นไปได้ระบุจุดของคุณในสองประโยค สำหรับข้อความที่ยาวขึ้นจะขึ้นต้นด้วยวรรคแนะนำเพื่อให้ผู้คนรู้จักพื้นฐาน หากคุณมีมากกว่าหนึ่งหัวข้อให้แบ่งข้อความของคุณออกเป็นมากกว่าหนึ่งฉบับโดยมีหัวข้อเดียวต่ออีเมล
08 จาก 10
ดูเสียงของคุณ
ตรวจสอบโทนก่อนส่งอีเมล ภาพ PhotoAlto / Eric Audras / Getty รักษาเสียงบวกในการสื่อสารทางอีเมลของคุณ โปรดจำไว้ว่า คำพูดที่น่าสะพรึงกลัว อาจพบว่ามีอารมณ์ขันมากกว่าตลก บันทึกอารมณ์ขันแดกดันสำหรับการสื่อสารด้วยเสียงเพื่อให้คนอื่นสามารถได้ยินเสียงของเสียงของคุณ นี้ยังรวมถึงความโกรธ คุณควรหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่โกรธหรือคุณอาจเสี่ยงต่อการกระทำต่อคนที่คุณทำงานด้วยหรือห่วงใย
09 จาก 10
ใช้ลำดับความสำคัญธงด้วยดุลยพินิจ
รู้วิธีใช้ flags สำคัญสำหรับอีเมลที่สำคัญ ภาพพระเอก / Getty 10 จาก 10
ลงนามชื่อคุณ
รวมข้อมูลการติดต่อในลายเซ็นอีเมลของคุณ ภาพ Marc Romanelli / Getty