การส่งอีเมลที่สื่อสารได้ดี
อีเมลเป็นวิธีหนึ่งที่ผู้คนส่งการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในตอนนี้และไม่น่าจะมีการเปลี่ยนแปลง ทำได้ง่ายรวดเร็วและไม่ต้องใช้แสตมป์
ไปเป็นวันที่คุณต้องรอสัปดาห์หรือมากกว่าสำหรับจดหมายหรือการตอบกลับในจดหมาย คุณไม่จำเป็นต้องรีบวิ่งไปที่ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อชั่งซองจดหมายของคุณและหยิบแสตมป์ที่เพียงพอสำหรับตั๋วเงินและจดหมาย ในความเป็นจริงหลายคนไม่เคยแม้แต่ ซองจดหมาย หรือส่งจดหมายผ่านทางไปรษณีย์สหรัฐ
อีเมลกลายเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดและเร็วที่สุดในการสื่อสารทั้งส่วนตัวและในธุรกิจ นี่เป็นปรากฏการณ์ที่น่าเชื่อถือของ United States Postal Service กำลังพยายามหาวิธีอยู่ในธุรกิจ
ไม่แปลกใจเลยที่ มารยาททางอีเมล ซึ่งมักเรียกกันว่า เน็ทเคว็ตต์ เป็นหัวข้อร้อนสำหรับวัฒนธรรมปัจจุบัน อีเมลถูกส่งไปทุกวันโดยส่วนใหญ่ของประชากรชาวอเมริกัน ธุรกิจ ส่วนใหญ่ ใช้อีเมล เพื่อสื่อสารกับพนักงานตลอดทั้งวัน เกือบทุกครัวเรือนมีคอมพิวเตอร์อย่างน้อยหนึ่งเครื่องที่ สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ และภายในครัวเรือนเหล่านี้เป็นแม่พ่อเด็กวัยรุ่นและอาจจะเป็นคุณปู่ย่าตายายด้วยหรือทั้งหมดนี้ส่วนใหญ่รับและส่งอีเมล
เราอาศัยอยู่ในไมโครเวฟอินเทอร์เน็ตขับเคลื่อนสังคมและไม่มีใครต้องการใช้เวลาในการเขียนจดหมาย longhand แม้ว่าจะมากสนิทสนมและส่วนบุคคล ยังคงมีอยู่หลายกรณีที่อีเมล์ทำงานได้ดีกว่าจดหมายหอยทาก
ต่อไปนี้คือมารยาทในการปฏิบัติงานและสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณเขียนบันทึกอีเมล
- เตรียมการ ก่อนที่คุณจะเริ่มพิมพ์อีเมลไม่ว่าจะเป็นข้อความเริ่มต้นหรือการตอบกลับคุณควรถามตัวเองว่าต้องการสื่อสารอะไร ในระยะสั้นวัตถุประสงค์ของคุณสำหรับการเขียนคืออะไร? เมื่อคุณรู้แล้วคุณสามารถอ่านผ่านอีเมลที่เสร็จสิ้นก่อนส่งออกเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุเป้าหมาย ถ้ามันทำให้เกรดแล้วส่ง; ถ้าข้อความสับสนรุนแรงหรือไม่ชัดเจนบางทีคุณควรจะเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง
- สื่อสาร. โปรดทราบว่าคุณกำลังสื่อสารกับบุคคลจริงที่จะได้รับจดหมายนี้ โดยคำนึงถึงคุณควร แจ้งบุคคลตามชื่อ และได้รับความเคารพ หากนี่เป็นการตอบสนองต่ออีเมลที่ได้รับคุณควรใช้เวลาในการแก้ไขคำถามหรือคำร้องขอในช่วงต้นของบันทึกย่อ
- หายใจ. เราทุกคนได้รับความผิดในบางจุดหรืออื่น ๆ ของการสูญเสียความสงบของเรา หากคุณได้รับอีเมลที่ทำให้คุณโกรธหรือทำให้ไม่สบายใจคุณอย่าตอบในใจ ใช้ถนนที่สูงและตอบสนองเฉพาะเพื่อรับทราบใบเสร็จรับเงินหรือใช้เวลาก่อนที่จะตอบสนองเพื่อให้คุณสามารถสงบลงและตอบกลับด้วยข้อความที่คิดดีออก คุณไม่ต้องการตอบอีเมล (หรือรูปแบบอื่นใดของการสื่อสาร) ด้วยความโกรธ เมื่อเราโกรธเรามักพูด (หรือเขียน) สิ่งที่เราไม่ได้หมายถึงหรือไม่จำเป็นต้องพูด โปรดจำไว้ว่าเมื่ออีเมลของคุณได้รับการส่งแล้วจะมีอยู่ที่นั่นตลอดไป
- โปร่งใส หัวเรื่องของคุณควรแสดงเหตุผลที่แท้จริงว่าทำไมคุณถึงติดต่อผู้รับ ใช้วลีที่เกี่ยวข้องกับหัวเรื่องของจดหมาย นี่เป็นความจริงไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลธุรกิจหรืออีเมลส่วนตัว ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนอีเมลไปยังแม่ของคุณเกี่ยวกับการเยี่ยมชมในสัปดาห์หน้าบรรทัดเรื่องของคุณควรอ่านอะไรเช่น "การมาเยือนของคุณ"
- การวิจัย. หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้ร่วมธุรกิจคุณควรใช้ชื่อและชื่อของเขา ทำการวิจัยและระบุผู้รับอย่างถูกต้อง ประธานของ บริษัท อาจถูกกล่าวถึงว่าเป็นนายเทย์เลอร์หรือประธานาธิบดีเทย์เลอร์
- ตรวจสอบการสะกด. การใช้การตรวจสอบการสะกดมีความสำคัญเมื่อคุณสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อคุณส่งบันทึกที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดจะแจ้งว่าคุณไม่เป็นระเบียบหรือไม่สนใจรายละเอียด พยายามใช้การสะกดคำหรือใช้โปรแกรมที่แก้ไขอัตโนมัติ จากนั้นอ่านอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคำที่คุณต้องการใช้ไม่ได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติเพื่อสิ่งที่แตกต่างออกไป
- พิสูจน์อักษร คุณควรใช้เวลาไม่กี่วินาทีหรือหลายนาทีที่จำเป็นเพื่อทำการตรวจสอบอีเมลที่คุณวางแผนจะส่งให้อย่างรวดเร็ว ใช้เวลาในการแก้ไขประโยคที่น่าอึดอัดใจหรือใส่เครื่องหมายวรรคตอนที่ขาดหายไป
- ดูเสียง บางครั้งอีเมลอาจแตกต่างไปจากที่คุณต้องการ เสียงของอีเมลมีความสำคัญมากและมีความสำคัญเท่ากับข้อความของคุณ เนื่องจากนี่เป็นการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสียงของคุณเป็นที่น่าพอใจและเป็นตัวแทนที่แท้จริงของสิ่งที่คุณต้องการพูด โปรดจำไว้ว่าผู้รับของคุณไม่สามารถได้ยินเสียงหัวเราะในเสียงของคุณหรือดูรอยยิ้มบนใบหน้าของคุณได้ ถ้าคุณต้องการนำคำนำเขียนทุกข้อคุณควรหลีกเลี่ยงภาษาใด ๆ ในอีเมลที่อาจสร้างความเข้าใจผิดในทางใด ๆ
- สั้นและหวาน พยายามอย่าเขียนนวนิยายเมื่อคุณส่งอีเมล คนส่วนใหญ่ไม่ต้องการอ่านอีเมลมากนัก ถ้าอีเมลมีความยาวมากลองช่วยผู้รับออกโดยเน้นแนวคิดหลักโดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือสรุปเรื่องในวรรคเริ่ม
- สื่อสารได้ดี คุณไม่ต้องการสับสนผู้อ่านของคุณดังนั้นใช้เวลาในการเขียนให้ชัดเจนและรัดกุม หากคุณกำลังส่งอีเมลหาเพื่อนคุณจะสบายใจกว่าในรูปแบบการเขียนของคุณ อย่างไรก็ตามหากเป็นการ สื่อสารทางธุรกิจ ให้ใช้ไวยากรณ์ที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงการใช้สัญลักษณ์หรือ emojis ที่ทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลง
การสื่อสารทางอีเมลเป็นที่นิยมมาก ใช้เวลาในการเข้าร่วม Golden Rule และคุณจะมุ่งมั่นสู่การเป็น netiquette ที่ได้รับการขัดเกลา
แก้ไขโดย Debby Mayne